上海综合管理知识之公文写作要领

1.公文的行文关系

行文关系就是机关之间公文的授受关系，它是依据机关组织体系和职权范围来确定的，通常分为以下四种：

（1）隶属关系

隶属关系即管辖关系，指同一系统上级机关与下级机关之间、机关与其所属部门之间的领导与被领导关系。隶属关系分直接与间接两种，如省政府与市（地）政府、县政府与县文化局构成直接隶属关系，省政府与县政府构成间接隶属关系。

（2）业务指导关系

上级业务主管部门与下级业务部门之间，有业务指导与被指导关系。通常所说的隶属关系，把业务指导关系也包括在内。

（3）平行关系

同一系统的平级机关之间以及同一机关的各部门之间，属于平行关系，如同一市的各区政府之间，省政府所属的各厅局之间等。

（4）不相隶属关系

非同一组织系统的机关之间与部门之间，人民团体、企事业之间，无论级别高低，都属于不相隶属关系通常所称的不相隶属机关，一般也包括平行关系的机关。

2.公文的行文方向和行文方式

（1）上行文

上行文是指下级机关向上级机关的行文，也包括下级业务部门向上级业务主管部门的行文。根据实际工作需要，上行文可分别采用逐级行文、多级行文和越级行文三种方式。

①逐级行文。即下级机关向所属的上一级机关行文。这是上行文最基本、最常用的行文方式。

②多级行文。即下级机关同时向自己的直接上级机关和更高一级的上级领导机关行文，如温州市人民政府行文给浙江省人民政府并报国务院。

③越级行文。即下级机关在特殊情况下，越过自己的直属上级向更高一级的领导机关直至中央行文。在一般情况下，下级机关不得越级行文请示问题，也不得越级抄送文件。因特殊情况必须越级行文的，应当抄送被越过的上级机关。

（2）下行文

下行文是指上级机关对所属下级机关的行文，也包括上级业务部门向下级业务部门的行文。根据实际工作需要，下行文可分别采用逐级行文、多级行文和直达行文三种方式。

①逐级行文。即领导机关向所属的下一级机关行文。上级机关下达指示、部署工作、实施领导与指导时，因考虑到各地实际情况，所以先发送给所属的下级机关，然后由他们结合该地区具体情况，再下达贯彻执行。另外，有些事项只要求直属下级机关了解或办理，不要求再向下传达的，采用的方式也属于逐级行文。

②多级行文。即领导机关同时向所属的两个或两个以上的下级机关行文。

③直达行文。又称直贯到底行文。即领导机关将文件发至基层组织或直接传达给人民群众。

（3）平行文

平行文是指同级机关或不相隶属机关之间的行文。如同属政府系统的两个省人民政府之间，同属某市政府的两个同级部门之间，或者不相隶属的某工厂与某学校之间的行文，都属于平行文。

平行文采用直接行文的方式。机关、团体、企事业之间，只要不存在隶属关系和业务指导关系，就不分系统、级别和地区，均采用直接行文的方式。行文时通常使用公函，有时也可发知照性的通知，但不能互行报请性公文和指挥性公文。这里有必要强调，向同级的主管部门请求批准或主管部门答复审批事项，应当使用平行文。

3.公文的行文规则

（1）注重实效

（2）按职权范围行文

在行文内容方面，应当在职权范围内处理问题，不能越权行文。

（3）按隶属关系行文

在有隶属关系的上下级之间，应使用上行文和下行文。至于不相隶属的机关或部门之间，则既不可以发决定、批复，也不能相互请示和报告，而应用函来协商，告知有关事项。

（4）一般应逐级行文

下行文逐级下达，可以使下级把上级指示精神与当地实际相结合，使之具体化，有的放矢地贯彻执行。当然，在必要的情况下，也可以采用多级行文或直达行文的方式。

（5）正确认定主送机关与抄送机关

行文时必须正确认定主送机关，这是使公文得到及时有效处理的关键。向上级请示问题，其主送机关只能有一个，不要多头主送，这样便于受文部门及时办理，不致造成相互推诿。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级负责人报送请示、意见和报告。受双重领导的机关向上级请示，应视文件内容分清主送和抄送，由主送机关负责答复。

（6）联合行文必须是同级机关

应当注意，上下级机关不可联合行文；联合行文应当确有必要，单位不宜过多。