会计电算化分录编制（二）

周其林同志认为对这类业务的会计分录在电算化会计中的正确处理办法有两种：一是用红字冲销费用支出数，同时用红字冲销现金支出数，即：

借：管理费用－50

贷：现金－50

二是在借方用红字冲减费用支出数，用蓝字借记现金的增加数，即：

借：管理费用－50

贷：现金50

本人认为第一种做法的前提条件是该单位采用的是记帐凭证不分类且记帐凭证格式统一。如果记帐凭证分为收、付、转三类的话，那么这张记帐凭证只能是付款凭证格式（贷记现金），填制付款凭证肯定让人费解。再说，各单位都很重视货币资金，尤其是现金，有的单位仍然要求出纳每天手工登记现金日记帐，根据这张付款凭证登记现金日记帐，是登记到借方（蓝字）还是登记到贷方（红字）呢？登记到借方，导致帐证方向不一致；登记到贷方，表示现金的减少，虽然是红字，也让人难以理解。怎么办？本人认为，可以引入过渡科目进行处理，这在后面的部分中将加以说明。

在会计实务中还有帐户间调整需要编制相应的会计分录，如将生产成本-折旧费调整到制造费用-折旧费中去。传统手工会计实务的做法有两种，一种是：

借：制造费用-折旧费

贷：生产成本-折旧费

因为生产成本为借方分析多栏式帐，分录中的贷方必然会出现上述帐证不一致的问题。为了保证帐证相符，有人提出另一种解决的办法，编制如下的会计分录：

借：制造费用-折旧费

生产成本-折旧费（红字）

贷：任意科目0

这种做法与周其林同志的第二种做法类似，由于贷方帐户发生额为零，周其林同志将其省略。周其林同志的第二种做法至少存在两个问题：⑴它违背了借贷记帐法的记帐规则，仅有借方，没有贷方；⑵违背了财政部1994年6月30日发布的《会计核算软件基本功能规范》第十五条的第（四）款，即正在输入的记帐凭证有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应予提示并拒绝执行，也就是说所有已经通过财政部门评审的会计核算软件，都不可能违反上述规定，都会既有借方科目又有贷方科目，否则财政部门不可能同意使用这种软件的企业摆脱手工记帐，因此在电算化会计中不能编制仅有借方或仅有贷方的会计分录，会计核算软件不接受这种分录，但可以编制借方或贷方为任意会计科目，同时金额为零的会计分录。计算机记帐是根据科目编码记帐的，所以任意科目明细帐必然记载有金额为零的经济业务，这种经济业务在会计上是没有存在必要的。

为了避免这种情况的发生，作者本人认为正确的做法是借用一个过渡帐户，如其他应付款-过渡帐户，通过编制两张记帐凭证来解决，上述例子的会计分录可以编制如下：

借：制造费用-折旧费

贷：其他应付款-过渡

借：生产成本-折旧费（红字）

贷：其他应付款-过渡（红字）

这样登帐时，制造费用、生产成本帐户肯定没有问题，过渡帐户贷方也立即抵销，从道理上讲，也没有问题，只是增加了记帐凭证的数量。

综上所述，实现电算化会计以后，企业的会计人员在编制会计分录时，既要遵循会计理论本身要求，又要考虑电算化会计软件的要求，这些要求往往同手工习惯做法是不一样，甚至是相互矛盾的，有些习惯做法本身是不正确、不规范的，会计人员需要结合会计理论和电算化会计的知识进行修正，以适应不断发展的会计信息化的需要！